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Come effettuare la Gestione Utenze avanzata in vTiger CRM 6

Vtiger CRM fornisce funzionalità di controllo di accesso avanzate attraverso l'utilizzo di ruoli e profili. Pochi sanno utilizzare al meglio queste funzioni, il che può mettere a rischio le informazioni della nostra azienda! Questo articolo vuole quindi venire incontro a tutti gli utilizzatori di vTiger CRM per informarli delle grandissime potenzialità nascoste nel loro CRM e ad un uso più consapevole dello stesso.

Le impostazioni avanzate per la gestione utenti e accessi in vTiger CRM6

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Le regole
di condivisione predefinite in Vtiger CRM sono impostate per essere totalmente pubbliche, il che consente ad ogni Utente registrato al nostro CRM, di visualizzare tutti i nostri record (fatture, clienti, preventivi, ecc).

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Per modificare le
regole di condivisione, occorre andare in Impostazioni CRM>Gestione utenti e accessi.
Tutte le funzioni di cui parleremo in questo articolo le potremo trovare qui. Quando la condivisione di un modulo sarà impostata su privata, solo gli Utenti selezionati o gli Utenti al di sopra della nostra gerarchia saranno in grado di visualizzarne i record. Ricordiamo che gli Utenti Admin possono avere sempre accesso a tutti i dati.
 

La gestione utenze avanzata in vTiger CRM 6

Gli utenti sono dipendenti della Azienda che ha installato vTiger CRM e possono accedere ai loro Account, accedere alle informazioni inserite ed eseguire attività in base ai Permessi che gli sono stati assegnati. In vTiger, gli utenti Admin hanno la possibilità di creare nuovi account utente.

vTiger CRM supporta due tipi di utenti: gli utenti Admin e gli utenti Standard.


Aggiunta di nuovi utenti in vTiger CRM 6

Gli utenti con diritti di amministratore hanno la possibilità di aggiungere nuovi utenti. Il processo di aggiunta di nuovi utenti è il seguente: 

  •      Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra nella barra dei menù
  •      Fare clic su Gestione utenti e accessi
  •      Fare clic su Aggiungi utente


crea-nuovo-utente.jpg 

  • Nel campo Nome utente, fornire il nome utente desiderato.
  • Attivare la casella di controllo Amministratore per concedere privilegi di amministratore.
  • Nel campo Password fornire la password che verrà utilizzata da tale utente. Dopo il login, gli utenti possono modificare la propria password.
  • Nel campo Conferma password, immettere nuovamente la password fornita in precedenza.
  •  Nel campo E-mail primaria fornire l'indirizzo e-mail univoco dell'utente. Dopo la creazione dell'account, una e-mail verrà inviata a questo indirizzo e-mail.
  •  Nel campo Stato, selezionare Attiva per abilitare l'Account che stiamo creando. Se impostassimo su Disattiva, l'Utenza verrebbe disabilitata temporaneamente, ma non eliminata.
  •  Nei campi Nome e Cognome, fornire i nominativi di chi utilizzerà l'Account.
  •  Nel menù a tendina Vista predefinita, impostare la modalità di visualizzazione dei record.
  •  Nel campo Ruolo, selezionare il ruolo appropriato all'utente nella Gerarchia dei Ruoli di vTiger CRM.
  •  Dopo aver compilato tutti i campi, fare clic su Salva


Eliminazione di utenti in vTiger CRM 6

È possibile eliminare account utente per sospendere il loro accesso al CRM. Dopo l'eliminazione, gli utenti non saranno più in grado di accedere a Vtiger CRM.

Ecco come cancellare gli utenti:

  • Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra.
  • Fare clic su e poi su Utenti
  • Nella visualizzazione elenco degli utenti, cliccare sull'icona Cestino per eliminare l'utente corrispondente
  • Prima di eliminare l'utente, ci verrà richiesto di trasferire i dati dell'utente che sta per essere eliminato, ad un altro Utente di vTiger. Questo per evitare che si perdano tutti i dati del lavoro svolto fino ad oggi. In questo modo un Cliente o un Preventivo risulteranno gestiti esclusivamente dal nuovo Utente.

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  •      Selezionare l'utente desiderato dal menu a discesa per trasferire i record
  •      Fare clic su Salva



Gestione dei Profili in vTiger CRM 6

I profili vengono utilizzati per controllare le azioni che gli utenti possono eseguire sui record. Inoltre, i profili possono essere utilizzati per limitare l'accesso ai campi o a moduli specifici e funzioni come l'importazione, l'esportazione, ecc. Quando un profilo viene associato a un ruolo, i diritti di accesso definiti nel profilo verranno applicati a tutti gli utenti di quel ruolo.

Nota bene! Gli utenti di gerarchia superiore possono sempre visualizzare i record degli utenti nella gerarchia inferiore.

Fase 1: Creazione di un Profilo

È possibile creare diversi profili e associarli con i uoli in vtiger CRM. Ad esempio, è possibile creare diversi profili per il vostro team di vendita, team di supporto, ecc.

Seguiamo questi pochi semplici passi per creare un profilo:

  •      Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra
  •      Fare clic su Impostazioni CRM
  •      Fare clic su Gestione utenti e accessi
  •      Fare clic su Profili. (È possibile fare clic sull'icona della puntina da disegno accanto alla scritta Profili per aggiungere un collegamento alla home page delle impostazioni)
  •      Fare clic su Aggiungi profilo
  •      Fornire Nome profilo e Descrizione. Questi campi sono soltanto per nostro riferimento
  •      Definire i privilegi per il nostro profilo
  •      Fare clic su Salva


Fase 2: Definizione dei Permessi

I Profili offrono la flessibilità di definire i privilegi sul nostro Profilo. Ciò fa in modo che tu abbia il controllo totale sulla gestione che gli utenti possono eseguire su record. Il controllo di accesso consente di abilitare o disabilitare moduli, campi, e strumenti come Import, Export, duplicati Gestione, ecc. Inoltre, è possibile anche promuovere o revocare l'accesso per visualizzare, modificare, creare ed eliminare nelle operazioni sui campi e moduli in vtiger CRM.

Per esempio, se non si desidera che i rappresentanti di vendita possano eliminare i record, è possibile disabilitare la casella di controllo Elimina. Come risultato, i vostri rappresentanti di vendita saranno in grado di creare / modificare e visualizzare i record, ma non potranno eliminare nulla!

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Per disabilitare un modulo specifico, è necessario deselezionare la casella di controllo corrispondente a quel modulo.


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Per disabilitare i permessi in un modulo specifico, è necessario deselezionare la casella di controllo nella scheda corrispondente. Per esempio, se non si desidera che il team di supporto possa creare p modificare contatti, è necessario deselezionare la casella di controllo accanto a Contatti nella colonna Crea/Modifica


Definizione delle autorizzazioni sui campi e strumenti

Abbiamo parlato delle autorizzazioni che possono essere definite nei moduli disponibili in vTiger CRM 6. Oltre a questo, i Profili consentono di definire le autorizzazioni di accesso ai campi e strumenti: Import, Export, duplicati Gestione, ecc, se disponibili all'interno di tali moduli. Per definire i privilegi, è necessario fare clic sul menu a discesa Privilegi del vostro modulo desiderato.

 ruoli-vtiger-crm.png

È possibile spostare il selettore accanto ai campi per definirne i privilegi.

  • Verde rappresenta Write. Ciò significa che l'utente può essere in grado di modificare il valore nei campi
  • Arancione rappresenta Sola lettura. Ciò significa che l'utente può solo visualizzare, ma non può apportare alcuna modifica sul valore del campo
  • Nero rappresenta Invisibile. Ciò significa che il campo è completamente nascosto e non visibile per gli utenti


Profili ti dà anche la possibilità di assegnare privilegi sulle caratteristiche che sono collegate al modulo. Ad esempio, è possibile limitare la possibilità agli utenti di importare o esportare i record in vtiger CRM.

Nella sezione 'Strumenti', fate clic su caselle di controllo per abilitare / disabilitare la funzione corrispondente.


ToolsProfiles.png 

Fase 3: Assegnazione di Utenti a un Profilo

Il Profilo non può essere direttamente collegato con gli Utenti. È necessario associare un Profilo ad un Ruolo; di conseguenza, i privilegi ricadranno su tutti gli utenti attraverso tale ruolo.

Ecco come fare:

  •      Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra
  •      Fare clic su Impostazioni CRM
  •      Fare clic su Gestione utenti e accessi
  •      Fare clic su Ruoli
  •      Selezionare il ruolo desiderato e selezionare il profilo corrispondente semplicemente cliccando


Nota bene!
È possibile associare più utenti e profili per lo stesso ruolo.


Eliminazione di un Profilo in vTiger CRM

Se i profili esistenti non soddisfano le vostre esigenze, è possibile eliminarli. Prima di eliminarli, le responsabilità di tale profilo dovrebbero essere trasferite ad un altro profilo esistente.

Seguiamo questi pochi semplici passi per eliminare un profilo esistente:

  •      Nella visualizzazione elenco dei profili, fare clic sull'icona del cestino a destra del tuo profilo desiderato
  •      Nel popup, trasferire la responsabilità ad un altro profilo esistente
  •      Fare clic su Salva


Gestione dei Ruoli in vTiger CRM 6


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È possibile simulare la gerarchia della nostra Azienda in Vtiger CRM con l'aiuto dei Ruoli. È possibile assegnare delle denominazioni per i dipendenti come 'Sales Manager', 'Support Engineer', ecc.. e la posizione dell'utente nella gerarchia determinerà a quali moduli lui potrà accedere.

Nota bene! Quando le regole di condivisione sono impostate su 'privato', gli utenti possono sempre visualizzare i propri record e i record dei loro subordinati, mentre gli utenti non amministratori non possono visualizzare i record dei loro superiori o pari.


Creazione di Ruoli in vTiger CRM 6

Questa funzione consente di creare nuovi ruoli per gli Utenti. È ora possibile definire i privilegi di accesso mentre si crea un ruolo. L'idea è quella di ridurre i clic per la navigazione (ad esempio non visualizzando i record che non ci interessano ma solo ciò che ci compete nel nostro lavoro).

Seguiamo questi semplici passaggi per creare ruoli:

  • Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra
  • Fare clic su Impostazioni CRM
  • Fare clic su Gestione utenti e accessi
  • Fare clic su Ruoli
  • Passare il mouse sopra i ruoli esistenti e fare clic sull'icona (+) che appare per creare un nuovo Ruolo


ruoli-modifica.jpg

  1. Fornire un nome di etichetta desiderato per il vostro ruolo
  2. Rapporti a. Questo campo è auto-selezionato. Il ruolo superiore al ruolo attuale viene visualizzato qui
  3. Assegnare privilegi direttamente ad un ruolo. I privilegi di accesso possono essere definiti qui senza dover creare un nuovo profilo e assegnarlo al proprio ruolo
  4. Assegnare privilegi da profili già esistenti. I privilegi di accesso possono essere definiti qui prelevandoli dai già esistenti all'interno di vTiger
  5. Copia privilegi da. Se hai già definito le autorizzazioni in un profilo esistente, è possibile popolarli selezionando il profilo desiderato dal menù a discesa
  • Fare clic su Salva


Assegnazione di Ruoli agli Utenti in vTiger CRM 6

Questa funzione consente di associare i ruoli agli utenti per inserirli nella nella giusta gerarchia. Quando si crea un nuovo utente, il profilo 'Sales Manager' sarà designato per impostazione predefinita.

Seguiamo questi passaggi per assegnare un ruolo all'utente:

  •      Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra
  •      Fare clic su Impostazioni CRM
  •      Fare clic su Gestione utenti e accessi
  •      Fare clic su Utenti
  •      Fai clic su Modifica, l'icona a forma di matita in alto a destra del vostro utente
  •      Individuare Ruolo e selezionare il ruolo desiderato per l'utente

ruolo-scelta.jpg

 

  •      Fare clic su Salva


Nota bene
!
È possibile associare più utenti e profili per lo stesso ruolo.


Regole di Condivisione in vTiger CRM 6

La funzione Condivisione di accesso aiuterà gli amministratori a definire come i record devono essere condivisi tra chi è della stessa gerarchia, chi è inferiore e chi è superiore. le regole di condivisione predefinite in vTiger sono impostate come 'pubbliche', ovvero ognuno può vedere tutti i record. Se le regole di condivisione vengono successivamente impostate su 'private', gli utenti possono visualizzare solo i record a loro assegnati e le registrazioni degli utenti al di sotto di loro nella gerarchia di ruolo.

Nota bene! Gli utenti Admin utenti possono visualizzare tutti i record indipendentemente da ruoli, profili e regole di condivisione!
 

vTiger CRM consente di configurare le seguenti autorizzazioni agli utenti:

  • Privato: Gli utenti privati possono visualizzare solo i record assegnati a loro, e le registrazioni che vengono assegnate agli utenti con un ruolo inferiore al loro.
  • Sola lettura: Tutti possono visualizzare tutti i record, ma non può modificare e cancellare i record.
  • Pubblia Lettura: Tutti possono visualizzare e modificare tutti i record ma non possono eliminare i record.
  • Pubblico: E' possibile leggere, creare, modificare ed eliminare da parte di tutti gli utenti.


Configurazione delle regole di Accesso condiviso in vTiger CRM

Questa funzione consente di configurare le regole di condivisione in tutta la nostra Azienda. Le regole di condivisione di default offerte da vTiger CRM sono impostate su Pubblico. Tuttavia, è possibile modificare le regole di condivisione in base alle vostre esigenze.

Seguiamo questi semplici passaggi per configurare le regole di condivisione:

  •      Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra
  •      Fare clic su Impostazioni CRM
  •      Fare clic su Gestione utenti e accessi
  •      Fare clic su Accesso Condiviso
  •      Fare clic sui pulsanti di opzione per configurare la nuova serie di regole di condivisione
  •      Fare clic su Applica Nuove regole di condivisione per aggiornare le modifiche


Nota bene! Si prega di assicurarsi che si faccia clic sul pulsante Applica Nuovo Regolamento di condivisione dopo aver effettuato le modifiche. In caso contrario, non saranno applicate le modifiche.

Impostazione di regole di condivisione personalizzate

Le regole di condivisione personalizzate vengono utilizzate per consentire a chi è inferiore a livello di Gerarchia, di eseguire operazioni sui record dei superiori. In altre parole, voi, come un utente di gerarchia superiore, potete concedere l'accesso ai vostri subalterni per visualizzare solo alcuni dati. Ciò può essere ottenuto anche attraverso la creazione di regole di condivisione pubbliche, ma l'intenzione è quella di concedere l'accesso solo ad gruppo selezionato.

Ad esempio, il 'Sales Manager' si trova su una gerarchia di ruoli sopra il 'Sales Person'. Poiché le regole di condivisione sono impostate su 'privato', il 'Sales Manager' è l'unico che può visualizzare le proprie vendite. Il 'Sales Manager' però se vuole dare accesso ai dati ai suoi subalterni deve definire delle regole di condivisione pubbliche che permetteranno di visualizzare tutti i record al 'Sales Manager'.

Seguiamo questi passaggi per definire le regole di condivisione personalizzate:

  • In Regole di condivisione, fare clic sul menù a tendina Condivisione avanzata Regole relativo al modulo interessato della modifica


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  • Fare clic sul pulsante Aggiungi regola personalizzata



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  • Nel popup, definire le regole di condivisione personalizzate
  1. Selezionare un valore per specificare le registrazioni che dovrebbero essere accessibili (Superiore)
  2. Selezionare un valore per specificare chi accederà a tali dati (Subordinato)
  3. Selezionare i tipi di privilegi che il Subordinato avrà su tali dati, sola lettura o lettura e scrittura
  • Fare clic su Salva per aggiornare le modifiche


Allo stesso modo, è possibile configurare le regole di condivisione personalizzate per condividere i dati con ruoli, ruoli e subordinati e con i gruppi.


Nota bene! Si dovranno definire le regole di condivisione personalizzate per ogni modulo individualmente!

 

Gestione dei Gruppi in vTiger CRM 6

I gruppi possono essere combinazioni di diversi utenti all'interno di una Azienda. La funzione Gruppi vi aiuterà a costruire le squadre di lavoro per condividere insieme solo i record di cui ognuno di noi avrà bisogno.



Caratteristiche principali della funzione Gruppi in vTiger CRM 6

Quando i record vengono assegnati ad un gruppo, tutti i membri associati ad esso possono eseguire operazioni. Questo aiuterà gli utenti a lavorare insieme come una squadra su ciò che interessa e velocizzare il lavoro.

Ad esempio, se un membro del Team di Supporto è in vacanza, c'è la possibilità che un Ticket di Supporto assegnato a lui non sarà risolto in tempo. Se il ticket venisse però assegnato ad un Gruppo, tutti i membri associati al gruppo riceveranno notifica e-mail del Ticket e uno di essi potrà tranquillamente prendere carico e gestire il problema.


Un gruppo supporta le seguenti combinazioni:

  • Utenti: gli utenti selezionati saranno parte del gruppo
  • Ruoli: Tutti gli utenti associati a un ruolo faranno parte del gruppo
  • Ruoli e subordinati: Tutti gli utenti associati al ruolo, e i suoi subordinati saranno parte del gruppo
  • Gruppo: Tutti gli utenti associati al gruppo selezionato faranno parte del gruppo


Nota bene! La funzione Gruppi ci aiuterà anche a definire le regole di condivisione personalizzate.


Creazione di Gruppi in vTiger CRM 6


È possibile creare diversi gruppi per gestire insieme comune di operazioni all'interno della vostra Azienda.

Seguiamo questi passaggi per creare un gruppo:

  •      Fare clic sull'icona ingranaggio in alto a destra
  •      Fare clic su Impostazioni CRM
  •      Fare clic su Gestione utenti e accessi
  •      Fare clic su Gruppi
  •      Fare clic su Aggiungi gruppo
  •      Fornire il titolo, la descrizione, e selezionare le entità appropriate come membri del gruppo. I colori sono illustrati per differenziare le entità.

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  •  Fare clic su Salva per aggiornare le modifiche


Modifica dei gruppi in vTiger CRM 6

Questa funzione consente di modificare i gruppi esistenti per soddisfare le vostre esigenze.

Seguiamo questi passaggi:

  •      Nella visualizzazione elenco dei gruppi, clichiamo sull'icona di modifica a forma di matita, a destra del gruppo desiderato
  •      Modifichiamo i campi
  •      Fare clic su Salva per aggiornare le modifiche


Eliminazione di gruppi in vTiger CRM 6

Questa funzione consente di eliminare gruppi esistenti.

Ecco i passaggi:

  •      Nella visualizzazione elenco dei gruppi, clicchiamo sull'icona a forma di cestino a destra del gruppo desiderato
  •      Trasferiamo le responsabilità dei dati che prima erano assegnate a questo gruppo, ad un altro gruppo esistente
  •      Facciamo clic su Salva

 

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