Workflows in Vtiger

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I workflow in vTiger 6 vengono usati per eseguire delle azioni in modo automatico.

Queste azioni sono differenti come l’invio delle mail, l’aggiornamento dei campi in moduli differenti ecc e vengono eseguiti quando le condizioni inserite sono vere.

Per accedere a questo menu ci basta andare nelle impostazione del CRM e sotto “Altre Impostazioni” scegliere “Workflow” come ci mostra la schermata sotto. 

 

 

Dopo aver aperto questo menu possiamo scegliere di modificare uno dei workflow esistenti semplicemente selezionandone uno dalla lista, oppure crearne uno nuovo selezionando “New Workflow”. Dopo averlo selezionato ci appare la schermata sotto della quale andremmo a spiegari ogni aspetto. 

 

   

Select Module

Nel primo campo selezioniamo il modulo nel quale questo workflow sarà eseguito.

Description

Una piccolo descrizione che si vedrà nella list view dei workflow. 

Specify when to execute this Workflow: abbiamo una serie di scelte possibili:

-Only on the first save: Il workflow sarà eseguito solo una volta, quando sarà creato.

-Until the first time the condition is true: Il workflow sarà eseguito quando la condizione del secondo passo è vera, e solo quella volta.

-Every time the record is saved: Il workflow sarà eseguito ogni volta che il record viene salvato includendo la prima volta.   

-Every time the record is modified: Il workflow sarà eseguito ogni volta che il record viene salvato escludendo la prima volta.   

-Piano: Il workflow sarà eseguito in un certo momento di nostra scelta. Possiamo decidere se eseguirlo ogni ora, giornalmente, settimanalmente, in una giornata specifica, mensilmente ecc e per tutti questi casi possiamo decidere l’ora quando si dovrà eseguire.

Dopo aver fatto le nostre scelte ci basta selezionare “Next” per andare al passo seguente.

In questo passo decidiamo le condizioni che il workflow di Vtiger dovrà compiere in modo da eseguirsi. Le condizioni ci aiutano a fare si che il workflow funzioni solo su alcuni record di nostra scelta. Queste condizioni le possiamo modificare nella schermata sotto. 

 

 

In questo secondo passo possiamo scegliere tutte le condizioni necessarie in modo da eseguire le nostre azioni. Le condizioni possono essere di due tipi. Quelle del primo tipo le troviamo nel primo riquadro. Se vogliamo che l’azione desiderata venga eseguita, tutte le condizioni dentro questo riquadro devono essere vere.

Quelle del secondo tipo le troviamo nel secondo riquadro. In modo che l’azione si esegua, almeno una di queste condizioni deve essere vera. Il workflow funzionerà anche se più condizioni sono vere.

Per aggiungere nuove condizioni, nel primo campo dentro i riquadri dobbiamo selezionare i campi dal modulo che ci servirà per filtrare i record. Può essere ogni tipo di campo, numero, data o picklist. Dopo aver selezionato il campo, nel secondo campo dobbiamo scegliere la relazione con il primo riquadro, se dovrà avere un valore uguale, differente, dovrà iniziare o finire con certe lettere o numeri, contiene o meno certi caratteri e altre condizioni che troviamo quando selezioniamo il campo. Dopo aver selezionato la condizione, nel terzo box inseriamo il valore che dovrà corrispondere o meno alla condizione. Possiamo scegliere tra testo semplice inserito da noi, il valore di un campo o un' espressione nel caso che dobbiamo lavorare con dei numeri o date.

In vTiger 6 abbiamo la possibilità di aggiungere altre condizioni semplicemente selezionando “Add Conditions” in modo da filtrare ancora meglio i nostri record.

Dopo aver impostato tutte le nostre condizioni selezioniamo “Next” per andare nel prossimo passo dove decidiamo l’azione che il workflow dovrà eseguire. Come vediamo dalla schermata sotto, ci sono una serie di azioni che il workflow può compiere. 

 

 

1. Send Mail

La prima azione sarebbe quella di mandare delle mail per le quali possiamo scegliere noi tutti i componenti come vediamo dalla schermata sotto.

Possiamo scegliere chi invia la mail, compilando la casella “Da”, chi la riceverà, compilando la casella “To”, e anche compilare la casella “Subject” (oggetto della mail). Inoltre possiamo fare che il corpo della mail sia più automatico, aggiungendo i valori di certi campi  in modo da poter mandare questa mail a più clienti nello stesso momento con i dati aggiornati di ogni cliente in modo automatico. 

 

 

2. Invoke Custom Function

La seconda azione sarebbe quella di chiamare una funzione personalizzata che abbiamo aggiunto noi. Come ci mostra l’immagine di sotto, dopo aver inserito il nome dell'azione, dal menu a tendina scegliamo la nostra funzione personalizzata e poi selezioniamo “Salva

 

 

3. Create To Do

La terza azione permette di creare un compito. Come ci mostra la schermata sotto, dopo aver inserito il nome dell' azione, dobbiamo compilare gli altri campi, quelli obbligatori e quelli opzionali in modo da creare questo compito. I campi in questione sono gli stessi campi che troviamo anche nel modulo Calendario allo scopo di creare un nuovo compito. Dopo aver compilato i campi, ci basta selezionare “Salva”.

 

 

4. Create Event

La quarta azione permette di creare un evento. Come ci mostra la schermata sotto, dopo aver inserito il nome dell' azione, ci basta compilare gli altri campi che sono gli stessi che troviamo anche nel modulo Calendario e poi selezionare “Salva”.

 

 

5. Update Field

La quinta azione ci dà la possibilità di aggiornare il contenuto di uno o più campi di nostra scelta. Dopo aver inserito il nome dell'azione, selezioniamo il campo del quale vogliamo aggiornare il contenuto e scriviamo il nuovo valore, che può essere un valore scritto da noi, il valore di un altro campo oppure il valore ottenuto da una espressione. Per aggiungere più campi ci basta selezionare “Add Field" e compilare il nuovo contenuto. Dopo aver fatto questo ci basta selezionare “Salva”.  

 

 

6. Create Entity

In questa sesta azione abbiamo la possibilità di creare un nuovo record. Per prima cosa selezioniamo il modulo nel quale vogliamo creare il nuovo record e poi compiliamo i campi obbligatori. Possiamo anche scegliere di compilare anche campi opzionali semplicemente selezionando “Add Field” e scegliere il campo che vogliamo compilare. Dopo aver fatto questo ci basta selezionare “Salva”.

 

 

7.SMS Task

In questa settima e ultima azione abbiamo la possibilità di inviare degli sms. Come ci mostra l’immagine, dopo aver inserito il nome dell'azione, possiamo scegliere i numeri ai quali manderemo gli sms, anche inserendo numeri differenti che possiamo prendere automaticamente dai campi dei moduli. Nell'ultimo riquadro possiamo inserire il contenuto del messaggio che può includere valori automatici che prendiamo direttamente dai campi e dopo aver compilato ci basta selezionare  “Salva”.

 

Dopo aver selezionato tra le diverse azioni che possono essere anche più di una, selezionando nuovamente “Add Task” ci basta selezionare “Finish” per attivare questo workflow.