Mail Scanner di Vtiger

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Usando la funzione Mail Scanner di vTiger 6,  abbiamo la possibilità di scannerizzare una casella di posta di nostra scelta e basandoci su regole e condizioni che noi abbiamo aggiunto, eseguire delle azioni dentro il CRM a seconda  del contenuto delle mail. Sotto vedremmo come Mail Scanner funziona iniziando con la configurazione dell' account e tutte le regole e azione che dovranno seguire.

Per configurare il Mailscanner di Vtiger  dobbiamo andare nelle impostazioni del CRM, andara su “Altre impostazione”, scegliere “Mail Scanner”e vedremo la schermata seguente. 

Da questa schermata dobbiamo selezionare “Create Mailbox now” allo scopo di passare al primo passaggio di configurazione.

Passo 1: Mail Box Details

 

Come vediamo dalla schermata dobbiamo inserire certi dati che andremmo a spiegare.

   

Scanner Name

Un nome per lo scanner che serve per riferimento nostro.

Server Name

Dobbiamo inserire l’imap nel nostro server.

User Name

Dobbiamo inserire lo user name del nostro mail client.

Password

Dobbiamo inserire la password del nostro mail client.

Protocol

Dobbiamo selezionarlo a seconda delle nostre configurazioni del server.

SSL Type

Dobbiamo selezionarlo a seconda delle nostre configurazioni del server.

SSL Method

Dobbiamo selezionarlo a seconda delle nostre configurazioni del server.

Look For

Possiamo scegliere se fare lo scan tra tutte le mail o solo tra quelle non lette.

After Scan

Possiamo scegliere se le mail le lasciamo lette o meno dopo lo scan.

Status

Il riquadro deve essere selezionato in modo che il scan sia attivo.

Time Zone

Fuso orario del server IMAP.

Dopo aver selezionato “Next” andiamo nel secondo passo.

Passo 2: Select Folders

In questo passo selezioniamo le cartella della nostra mail che saranno scannerizzate. Dopo aver scelto le cartelle selezioniamo “Next” in modo da andare nel prossimo  passo.

Passo 3: Add Rules

Di questa schermata andremmo a spiegare tutti gli elementi. 

   

From, To, a, Bcc

Compara tutti i valori inseriti nei campi con I campi corrispondenti nelle mail ricevute.

Subject

Compara I valori inseriti in questi campi a seconda delle condizioni come “Uguale, Contiene, Non Contiene ecc” che troviamo nel menu a tendina.

Body

Compara I valori inseriti in questi campi a seconda delle condizioni come “Uguale, Contiene, Non Contiene ecc” che troviamo nel menu a tendina.

Match

1.All Conditions: Tutte le condizioni devono essere vere in modo che si esegua l'azione desiderata

2.Any Condition: Almeno una condizione deve essere vera in modo che  l’azione si esegua.

Action

L’azione che verrà eseguita e che spiegheremmo sotto

Assigned To

L’utente del CRM al quale verà assegnata l’azione

Ci sono una serie di azioni che si possono eseguire quando una o tutte le condizioni sono vere. Alcune di queste azioni le vediamo nella schermata di sotto. 

Abbiamo la possibilità di creare dei Ticket, Leads, Contacts, Organizazzioni o anche Opportunità.

Tra l’altro in tutti questi moduli abbiamo la possibilità di inserire delle nuove mail. La ricerca si fa tramite il campo “A” o “From” ricercando con le mail già esistenti nel CRM. In questo modo un record di tipo email viene creato e relazionato al record esistente. Anche nel caso che la mail abbia degli allegati, questi vengono aggiunti al record.

Dopo aver compilato i campi ci basta selezionare “Salva” in modo di aggiungere questa regola al “Mail Scanner” come ci mostra la schermata sotto. Una volta in questa parte ci basta selezionare “Azioni” e poi “Scan now” in modo da attivare manualmente lo scanner.

Come vediamo sempre da questa schermata, abbiamo la possibilità di aggiungere più regole o azioni che si possono eseguire selezionando “Add Rule