Le viste del CRM Vtiger 6

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Le viste sono le modalità in cui vengono mostrati i dati nel nostro CRM. Per la creazione e visualizzazione dei dati, il CRM Vtiger 6 prevede 4 tipi di viste:

  • Vista per lista

  • Vista di creazione e modifica

  • Vista dettagliata

  • Vista dei record (dati) dei moduli relazionati

  Vista per lista

Quando dal menu principale si sceglie un modulo , si vede una lista di tutti i dati contenuti nel CRM Vtiger 6 relazionati al modulo selezionato. Nell’immagine si vede una lista con dei dati, cliccando ad esempio sul modulo organizzazioni .  

 

In alto, nella vista per lista, ci sono bottoni che ci permettono di eseguire le seguenti operazioni

Azioni -> Con questo bottone si vedono tutte le azioni che si possono eseguire contemporaneamente su tutti i dati selezionati di questa lista.

Aggiungi Organizzazione -> Questo bottone ci porta alla vista di creazione che ci permette di aggiungere una nuova organizzazione.

Tutti Organizzazioni -> Nel centro si vedono tutte le viste per lista disponibili.

 -> Icone per navigare tra le diverse pagine o per andare su una pagina specifica.

-> Questa icona è disponibile solo all’ amministratore del sistema e si usa per configurare i menu per tutti gli utenti del CRM.

 

 Sopra la lista delle organizzazioni, c’è una ricerca alfabetica. In aggiunta si possono inserire termini di ricerca per qualsiasi campo. Con l’icona si va nel menu della creazione veloce. Come si vede dall'immagine seguente la lista dei campi è limitata (l’amministratore del CRM può aggiungere o togliere campi a questo menu, saranno presenti sicuramente tutti i campi obbligatori). Questo menu si utilizza per creare dei record in modo veloce senza lasciare la pagina corrente.  

       

Operazioni sulla vista per lista

In molti casi nell'utilizzo del CRM Vtiger 6 è necessario adattare le viste per lista alle necessità degli utenti. Ogni utente potrà creare delle liste individuali con contenuti specifici e renderli disponibili anche per gli altri utenti. Le liste sono uno strumento molto utile per gestire grandi quantità di dati e permettono di selezionare questi dati per compiere azioni su di essi.

Azioni della vista per lista

L’immagine mostra tutte le azioni che si possono eseguire nella vista per lista. Il contenuto della lista dipende dalla configurazione del CRM.  

Ci sono una serie di azioni massive, che si possono eseguire sui record selezionati della lista. Potremo selezionare manualmente alcuni dei record spuntandoli, Spuntando il quadratino sopra tutti i record, evidenziato in immagine, selezioneremo tutti i record della pagina. A quel punto apparirà il link che si vede al centro, che permetterà, cliccandolo, di selezionare tutti i record della lista.

Una volta selezionati i record desiderati, potremo eseguire le seguenti azioni: 

Modifica -> Questa funzione apre il menu di modifica del record. In questio modo si può modificare il contenuto di molti record contemporaneamente.

Elimina -> Questa funzione cancella il/i record selezionato/i. Si deve notare che un'eliminazione sposta il record nel cestino.

Aggiungi commento -> Ti permette di aggiungere un commento a tutti i record selezionati.

Invia email -> Ti permette di mandare una mail a tutti i record selezionati.

Invia SMS -> Permete l'invio di un SMS a tutti i record selezionati

Trasferisci proprietà -> Ogni record del CRM ha un proprietario, inserito nel campo "assegnato a". Questa funzione ti permette non solo di trasferire la proprietà su un altro utente, ma anche modificare la proprietà dei record collegati.

 

Ci sono poi una seire di operazioni che sono indipendenti dalla lista visualizzata, ma che ci permettono di agire sul modulo in cui ci troviamo:

Importa -> Questa azione apre la schermata per l'importazione.

Esporta -> Questa aziona esporta la lista dei tuoi record nel formatto CSV.

Trova duplicati -> Questa azione ti aiuta a trovare e rimuovere duplicati.

 

 

Personalizzazione delle liste per vista

In Vtiger 6 è possibile creare una o più viste a seconda delle esigenze specifiche. La funzione si attiva cliccando, nella tendina al centro sopra la lista, su CREA NUOVO FILTRO. Potremo quindi:

  • selezionare il contenuto delle colonne (cosa si deve vedere)

  • Filtrare i dati del CRM tramite gli operatori logici AND/OR

   

Il filtro della creazione delle viste è illustrato nell' immagine seguente. Le operazioni da fare sono:

  • Dare un nome di riconoscimento alla lista

  • Selezionare il contenuto delle colonne. Buona pratica è limitare le colonne a quelle fondamentali.

  • Selezionare gli operatori logici AND/OR per filtrare i dati ulteriormente con i filtri avanzati.

 

 

Il primo blocco di filtri (TUTTE LE CONDIZIONI DEVONO ESSERE) rappresenta l'operatore logico AND (E), tutte le condizioni che appariranno dentro a questo blocco di filtri saranno considerate contemporaneamente. Quindi se per esempio metterò come condizioni che un'organizzazione deve essere della provincia di Milano “E” il settore deve essere Metalmeccanico, nella mia lista appariranno solo le aziende della provincia di Milano che appartengono anche al settore metalmeccanico (come nell'immagine di esempio).

Se le stesse due condizioni fossero state messe nel secondo blocco (ALMENO UNA CONDIZIONE DEVE ESSERE) allora la mia lista avrebbe mostrato tutte le aziende della provincia di Milano (anche se non del settore metaleccanico) più tutte le aziende del settore metalmeccanico (anche se non della provincia di Milano).

Se si seleziona la casella Imposta come pubblico, questa vista sarà disponibile per tutti gli utenti.  

 

 

Indici chiave

La vista delle Indici chiave si trova nella pagina principale, se attivato il widget specifico ed offre una lista dei dati più importanti che si trovano nel CRM.

Gli indici o metriche  chiave ci permettono di avere un riassunto rispetto ad alcuni processi, e di rispondere a delle domande, ad esempio :

  • Quanti preventivi sono stati mandati ai clienti?

  • Quanti ticket sono aperti 

  • Quante opportunità di vendita sono state vinte

  • Quanti Lead sono nello stato "Caldo"

 

 

Per avere una lista riportata in questo widget è sufficiente durante la creazione o modifica della lista cliccare su INSERISCI IN INDICI CHIAVE.

   

L’indice chiave si può usare in processi critici in modo da capire immediatamente se è cambiato qualcosa. Per esempio, un responsabile delle vendite può capire se ci sono compiti critici da completare in merito ad un cliente speciale.  

 

Ricercare nelle liste

Se ci sono molti record nella vista delle liste, la funzione di ricerca del CRM Vtiger 6 può aiutarti a trovare il record più velocemente. Basta scrivere i criteri di ricerca in alto nella lista e poi cliccare su Ricerca. Si può anche solo inserire una parte di parola, per ottenere tutti i record che contengono quella parte di parola nel campo dove si sta effettuando la ricerca.  

 

 

Questa funzione di ricerca, cerca tra le voci della lista selezionata. Se si ha bisogno di cercare per il contenuto dei campi che non sono parte delle vostre liste, si può usare la ricerca globale.  

 

 

Navigazione estesa

Nella parte sinistra delle vista per lista, si vede un altro menu con altre opzioni di navigazione, come si vede nell’immagine di sotto. La vista di questo menu si può cambiare nel menu Le mie preferenze.  

   

Questo menu si può nascondere cliccando sull'icona <, e mostra, a seconda della pagina in cui ci troviamo una serie di possibilità. Per esempio permette di accedere al CRUSCOTTO, dove troveremo i Widget del modulo specifico e di vedere la lista dei dati modificati recentemente.  

 

 

Vista di creazione e di modifica

Un nuovo record si può creare cliccando ad esempio su Aggiungi Organizzazione (le modalità che seguono valgono per qualsiasi altro modulo). Dovrete inserire solo i dati rilevanti per la vostra azienda. I campi che non sono rilevanti o rimangono vuoti devono essere rimossi dall’amministratore. Un esempio di questi dati è nell’immagine seguente:  

 Alcune delle caratteristiche fondamentali di questa vista:

Numero record -> Ognuno dei record del CRM ha assegnato durante la creazione un numero in automatico. Questo non lo sceglie l’utente. Gli amministratori del CRM stabiliscono una schema per la numerazione, la quale si usa poi per il salvataggio. Questo numero si vede nella vista dettagliata del record.

Campi Obbligatori -> Un campo obbligatorio si individua dalla presenza dell' * vicino al nome del campo. L’amministratore del CRM può decidere quali campi sono obbligatori.

Ricerca Automatica -> Per alcuni campi il vostro CRM Vtiger 6 cercherà nel database quando si inseriscono i primi caratteri e mostrerà i risultati trovati, iniziando dopo il terzo carattere. Questo succede per esempio nel caso del campo Nome organizzazione e non permette la creazione dei duplicati.

Campi relazionati -> Il campo Membro di è un campo relazionato. Questo significa che non si può effettuare un inserimento diretto in questo campo. Ma si può mettere un riferimento di un altro dato. Anche in questo caso funziona la ricerca automatica dopo il terzo carattere, o si può aprire il menu della ricerca tramite l'icona LENTE DI INGRANDIMENTO. Si può anche creare una nuova voce tramite l'icona +, si aprirà un popup che ci permettera di creare il nuove record senza uscire dalla pagina.

Quando si finisce l'inserimento cliccare su Salva in modo da trasferire i dati nel CRM.  

 

Vista dettagliata

Cliccando su un record nella vista per lista per arrivare nella vista dettagliata come da immagine di sotto.    

   

Nella parte sinistra si vedono i dati che sono disponibili per la vista compattata di riepilogo della vista dettagliata. I dati da mostrare in questa vista sono selezionati dall’amministratore del CRM. Avrò nella vista compatta anche una serie di widget (commenti, attività, aggiornamenti) che mi permetto di vedere o inserire alcuni dati in modo veloce. Nella parte destra si vedono le Liste Relazionate. Queste liste includono tutti i moduli che hanno una relazione con il dato principale. Questi sono, per esempio i contatti collegati ad un'organizzazione o con le offerte fatte. L’ordine delle liste relazionate è configurabile dall’amministratore del sistema.

Cliccando su MOSTRA TUTTI I DATI sotto alla vista compattata di riepilogo cerchiata in rosso sulla sinistra, o su ORGANIZZAZIONE DETTAGLI (prima voce del menu delle relazioni cerchiato in rosso a destra), ottengo la vista dettagliata completa di tutti i dati riguardanti il mio record. 

  

   

Da notare come anche nella vista di dettaglio sulla destra è presente il menu esteso, che in questo caso oltre alle voci già citate può contenere una serie di widget che ci permettono di fare operazioni sul nostro record.  

 

Vista delle liste relazionate

Le liste relazionate in Vtiger 6 sono liste che mostrano la relazione di un record con i dati di un altro modulo della lista dettagliata. Nell'immagine precedente si vedono tutti i moduli che hanno una relazione con l’organizzazione. Basta cliccare su un modulo per vedere le liste relazionate. Nell' immagine seguente si vedono i contatti relazionati.  

Da questa vista oltre a vedere i record già relazionati è anche possibile aggiungere nuovi record.