Email Marketing: mandare newsletter da vTiger

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Introduzione

Grazie al modulo email marketing potrete gestire le vostre campagne email direttamente dal vostro Crm Vtiger, a partire da liste profilate ed analizzando i risultati dei vostri invii.
Il modulo permette infatti la creazione di campagne a partire da tre possiblità:
1. Creazione da lista con filtri standard vtiger
2. Creazione di lista a partire da risultati di una campagna precedente (aperture, click su link)
3. Creazione di una lista a partire da report
Nello stesso invio si potranno selezionare anche più liste contemporaneamente componendo un'unica lista.
Una volta inviata la mail sarà possibile tracciare i seguenti risultati:
• Aperture uniche
• Disiscritti
• Click sui singoli link
Sulle liste dei risultati sarà inoltre possibile fare azioni massive di modifica dei campi.

Installazione

Il modulo è installabile tramite il gestore moduli di Vtiger.
Per installarlo seguire i seguenti passi:
1. Andare su IMPOSTAZIONI -> STUDIO -> GESTORE MODULI e cliccare su INSTALL FROM ZIP

2. Selezionare il modulo e procedere all'installazione

Saranno quindi installati 3 moduli:
• Campagne email: è il modulo principale per la creazione e visualizzazione di nuove campagne
• Liste marketing: è il modulo che permette di creare delle liste profilate a utilizzando i filtri standard di Vtiger
• Target campagna email: per ogni email inviata verrà creato un record in questo modulo, relazionato al contatto o lead o azienda a cui la mail è stata inviata, con i risultati utili per il report (apertura, click su link)
Verrà inoltre aggiunto nei moduli lead, contatti e aziende un campo chiamato Campagne email opt out di tipo chek, che se selezionato impedirà l'invio di ulteriori campagne al record in questione. La selezione di questo campo può essere manuale o avviene automaticamente se il ricevente l'email clicca sul link di disiscrizione.
Al primo lancio del modulo sarà richiesto il codice di licenza, una volta inserito il modulo sarà finalmente utilizzabile.

Impostazioni
Dopo aver installato il modulo nelle impostazioni del CRM potrò inserire alcuni valori di configurazione per la spedizione, andando su ALTRE IMPOSTAZIONE -> CAMPAGNE EMAIL:

• Batch: il numero di email inviate ogni volte che gira lo scheduler. Verrà infatti creato uno scheduler che gestirà gli invii

• Nome server: il nome del server SMTP
• User name: il nome utente per autenticarsi al server SMTP
• Password: la password di autenticazione al server SMTP

N.B. Per funzionare anche le impostazioni del server di invio mail standard devono essere compilate. Le email delle campagne verranno comunque inviate tramite l'SMTP apposito.

Creazione di una nuova campagna

Per creare una nuova campagna sarà sufficiente andare nel modulo Campagne email e cliccare su AGGIUNGI ELEMENTO

Passo 1: dettagli campagna
A questo punto ci apparirà la prima schermata da compilare per creare la nostra campagna su Vtiger (DETTAGLI CAMPAGNA):

I dati da compilare saranno i seguenti:
• Nome campagna: inserire un nome identificativo della campagna
• Assegnato a: l'assegnatario della campagna
• Da nome: il nome da cui partirà la campagna
• Da email: l'indirizzo email da cui partirà la campagna
• Rispondi a: l'indirizzo email a cui arriveranno le risposte se qualcuno risponderà alla mail ricevuta tramite la campagna
• Opzioni di disiscrizione: se selezionato verrà in fondo all'email inserita la possibilità di disicriversi e non ricevere più campagne email (verrrà compilato il campo Campagne email optout)
• Tipo assegnazione: questo campo serve per stabilire chi saranno gli assegnatari dei record Target campagna email generati. Ci sono tre possiblità:
o Assegnatario campagna: tutti i record avranno lo stesso assegnatario della campagna
o Assegnatario entità: ogni record sarà assegnato allo stesso assegnatario dell'entità relazionata della lista. Se l'email è inviata al contatto o al lead o all'azienda assegnata all'utente o al gruppo X allora il record sarà assegnato a sua volta all'utente o gruppo X.
o Assegnatario fisso: tutti i record saranno assegnati ad un utente o gruppo che selezionerò e potrà essere diverso dall'assegnatario della campagna.
Cliccando su prossimo si va al passo successivo.


Passo 2: selezione sottoscrittori

In questo passaggio si selezioneranno i destinatari della campagna.


Questi potranno essere generati in tre modi:
1. Creazione da lista con filtri standard vtiger
2. Creazione di lista a partire da risultati di una campagna precedente (aperture, click su link)
3. Creazione di una lista a partire da report
Tutte queste possibilità potranno essere combinate tra loro. Infatti dopo ogni selezione cliccando su APPLICA potremo vedere il numero di destinatari generato e cliccando su AGGIUNGI li aggiungeremo alla nostra lista finale. Cliccando su RESET invece azzereremo la lista per ripartire da 0.


Analizziamo ora tutte le modalità per la creazione di liste nel dettaglio.


Creazione lista con filtri standard Vtiger
Per creare una lista di destinari a partire dai filtri standard di vtiger utilizzeremo il modulo liste marketing. Potremo aver creato la lista precedentemente (andando sul modulo Liste Marketing) o aggiungerla durante la creazione della campagna cliccando sul pulsante +.


Se invece la nostra lista è già stata creata cliccando sulla lente di ingrandimento la potremo selezionare tra le liste presenti nel database.


A questo punto cliccheremo sulle due frecce circolari per caricare la lista e ci appariranno i filtri impostati nella stessa.


In questa fase potremo anche modificare i filtri.
Cliccando su APPLICA si aggiornerà il numero di record che corrispondono al nostro filtro.
Cliccando su AGGIUNGI aggiungeremo questi record alla lista di invio.

Creazione lista a partire da vecchia campagna
Una possibilità interessante è quella di creare una campagna a partire dai risultati della campagna precedente. Sarà possibile infatti selezionare chi nella campagna precedente:
• Ha aperto la mail
• Non ha aperto la mail
• Ha cliccato su almeno un link
• Non ha cliccato su nessun link
N.b. Selezionando più voci agisce l'operatore logico "E", quindi la lista sarà la somma di tutti i record corrispondenti alle singole voci selezionate.


Cliccando su APPLICA si aggiornerà il numero di record che corrispondono alla nostra selezione.
Cliccando su AGGIUNGI aggiungeremo questi record alla lista di invio.

Creazione lista a partire da report
Il modulo permette la creazione di liste anche a partire da report di Vtiger.
Sarà dunque possibile selezionare un report tra quelli presenti nel nostro database e poi scegliere all'interno di questo report qual è l'entità a cui fare riferimento, nel caso il report avesse più entità considerate.

Cliccando su APPLICA si aggiornerà il numero di record che corrispondono al nostro report.
Cliccando su AGGIUNGI aggiungeremo questi record alla lista di invio.

Passo 3: creazione contenuto (seleziona modello)
Nel terzo passo potremo comporre il contenuto dell'email o selezionando un template dal nostro archivio o creandolo sul momento:

Passo 4: invio campagna
Nel quarto passo avremo il riepilogo delle scelte fatte e potremo tornare su di esse per modificarle semplicemente cliccando sul pulsante MODIFICA relativo al passo da modificare.


Potremo inoltre inviare una mail di testo ad un indirizzo selezionato.

Potremo infine impostare l'invio, come invio immediato, cliccando su INVIA ORA, o come invio posticipato, cliccando su IMPOSTA INVIO RITARDATO

 

Visualizzazione dei risultati della campagna
Aprendo la campagna email una volta che è stata inviata ci comparirà una schermata di riepilogo con i dati principali della campagna.
Dalla lista dei moduli relazionati sarà possibile visualizzare le liste di lead, contatti e aziende che hanno ricevuto le nostre email.
Ma soprattutto sarà possibile accedere alla pagina dei report.


Nella pagina dei report si troveranno i dati principali della campagna:
• Posta inviata: il numero di email inviate
• Aperture uniche: il numero di mail aperte almeno una volta
• % aperture uniche: il dato percentuale delle aperture uniche
• Sottoscrittori: il numero di destinatari che hanno ricevuto la mail e non si sono disicritti
• Disiscritti: il numero di destinatari che si sono disiscritti cliccando sul link apposito sulla mail
Cliccando su aperture uniche, sottoscrittori e disiscritti è possibile ottenere la lista dei destinatari corrispondenti. Tale lista è filtrabile per tipologia (Organizzazioni, Lead o Contatti).


Nel caso delle aperture è anche possibile fare una modifica massiva selezionando i record e andando su AZIONE -> MODIFICA
Per quanto riguarda i click sui link avremo anche in questo caso un riassunto dove saranno indicati i singoli link inseriti nell'email, il numero di click su ogni link e i click unici.
Cliccando sopra il numero sarà possibile avere la lista di dettaglio dei destinatari che hanno cliccato e su di essi fare un'azione di modifica massiva.

 

 

 MANUALE VERSIONE 1.0 (obsoleto)

 

Le mail sono uno dei mezzi più efficienti per creare campagne informative o di marketing, e da oggi potete iniziare a creare newsletter  in vTiger 6 grazie al nostro modulo. Come funziona ?

Facile…

 

  1. Creare la lista degli iscritti.

Una volta entrati su vTiger basta andare nel modulo “Subscribers List” e scegliere se aggiungere una nuova lista tramite “Aggiungi elemento” o scegliere e modificare le liste già esistenti. 

 

 

Una volta selezionato “Aggiungi elemento” ci appare la schermata di sotto: 

 

 

Andiamo a spiegare tutti i componenti che appaiano nella schermata:

-Assegnato a: L’utente che sta creando la lista degli iscritti

-List Name: Il nome della lista che appare nel modulo “Subscribers List”.

-Select module to load recipients: Scegliamo da quale modulo selezionare i nostri iscritti, in questo caso abbiamo scelto “Leads” ma possiamo anche scegliere “Contacts” e “Organizations”.

-Load conditions from: Ci permette di selezionare gli iscritti come tramite il filtro che appare in ciascun modulo, esempio: tutti i Leads, ultimi aggiunti ecc.

-Choose filter conditions: Possiamo scegliere le nostre condizioni a seconda dei campi che ci sono in ciascun modulo.

Una volta scelte tutte le condizioni si seleziona “Apply” e ci appare il numero degli iscritti di questa lista, poi si seleziona “Save” e la lista appare nel modulo “Subscribers List”.

 

2- Creare la Campagna e-mail

Una volta creata la lista si va nel modulo “Campagne Email” , dove scegliamo se creare una nuova campagna tramite “Aggiungi elemento” o vedere la vista dettagliata di ciascuna campagna. 

 

 

Una volta selezionato “Aggiungi elemento” andiamo nella schermata di sotto. 

 

 

-Nome campagna: Il nome della campagna che appare nel modulo “Campagne email”.

-Assegnato a: L’utente che sta creando la campagna

-Da nome: Il nome cha appare quando il contatto della lista riceve la mail

-Da email: L’email dalla quale il contatto della lista riceve la newsletter

-Rispondi a: L’indirizzo email al quale il contatto della lista può rispondere

-Opzioni di disiscrizione:  una Checkbox per dare la possibilità all’ iscritto di togliersi dalle liste email.

 

Una volta compilati tutti i campi si seleziona “Prossimo” e si va nella schermata di sotto:

 

 

In questa sezione decidiamo se iniziare una nuova campagna con una delle nostre liste o riprendere  una campagna già esistente.

-Lista sottoscrtittori: Scegliamo una delle liste che abbiamo già nel nostro CRM e premiamo il bottone del refresh a destra per caricare la lista.

Una volta caricata la lista decidiamo le nuove condizioni, che dipendono dai campi che abbiamo nel modulo dal quale abbiamo caricato la lista degli iscritti.

Dopo aver scelto le nuove condizioni selezioniamo  “Applica per vedere la quantità degli iscritti e poi andiamo avanti selezionando “Prossimo”.

 

 

Una volta selezionato “Prossimo” andiamo nella schermata nella quale dobbiamo selezionare il template.

Possiamo scegliere dai template che già abbiamo creato selezionando “Seleziona template email” , o possiamo modificare come da nostre preferenze, mettendo un nuovo soggetto nel campo “Oggetto email” e scegliendo di inserire dati dai campi del modulo tramite il bottone “Inserisci tag” per selezionare il modulo, e il secondo menu per scegliere il campo che vogliamo inserire. Una volta fatto tutto questo premiamo su “Prossimo” per andare nell' ultima schermata.

 

 

In quest’ultima fase decidiamo se testare l’invio delle mail, se schedularla per un altro momento o se inviare le mail direttamente.

-Come abbiamo detto prima, con questo modulo abbiamo la possibilità di continuare anche con una campagne passata. Una volta su  “Campagne email”, dopo aver selezionato  “Aggiungi elemento” e aver completato il primo passo vediamo questa schermata. 

 

 

In  Select Option menu scegliamo  “Start from past campaign” e nel prossimo menu Email Campaign usando l' icona di ricerca carichiamo una camagna dalla lista.

Send Subscriber who open click on link in email: Per mandare una mail a ogni persona che ha aperto un link dentro la mail della campagna selezionata.

Send Subscriber who open email: Per mandare una mail a ogni persona che ha aperto la mail della campagna selezionata.

Quando abbiamo fatto selezioniamo “Applica” in modo da vedere il numero degli iscritti, e poi selezioniamo  “Prossimo” e andiamo negli stessi passi come prima.

 

Usando questo modulo abbiamo anche la possibilità di vedere un report della nostra campagna. Questo si fa selezionando  “Report” nella parte destra della vista dettagliata come ci mostra la schermata sotto. 

 

In questo report possiamo vedere un numero di dettagli riguardo la nostra campagna come:

Posta inviata: Il numero delle mail che abbiamo mandato.

Aperture uniche: Il numero degli iscritti che ha aperto la nostra mail.

Aperture uniche (in %) : La percentuale delle aperture delle mail.

Sottoscrittori: Il numero degli iscritti che ha la nostra campagna.

Disiscritti: Il numero di clienti che hanno scelto di non fare più parte delle liste.

Il menu dei “Report” ci da anche un altro numero di azioni che mostreremmo sotto.

 

 

Selezionando gli iscritti che sono nella nostra lista e poi selezionando “Action” siamo presentati con altre due opzioni,  “Edit” e “Task” 

 

 

Edit” ci da la possibilità di modificare i dati dei record senza lasciare questa vista e poi selezionando “Salva” i dati del record vengono aggiornati.

 

 

Task” apre un menu di creazione veloce nel quale possiamo creare un evento o un compito  relazionato ad un singolo contatto senza lasciare questa vista, e dopo aver compilato i nostri dati ci basta selezionare “Salva” per aggiungerlo nel modulo Calendario.

Il menu dei “Report” ci dà anche un’altra possibilità. Se nella nostra mail abbiamo mandato uno o più link esterni, possiamo contare il numero unico di aperture di questi link da parte degli iscritti per ognuno dei link, come ci mostra la schermata sotto. 

 

Possiamo vedere il nome di ognuno dei link ai quali si viene reindirizzati, e quante volte questo link è stato aperto da ognuno degli iscritti. 

Anche su questi possiamo applicare le azioni massive viste prima.

 

DISPONIBILITA':

Vtiger open source: opzionale

OpencrmitaliaSuite base: compreso

OpencrmitaliaSuite plus: compreso

OpencrmitaliaSuite gold: compreso

Produttore: opencrmitalia

Costo:  da definire