Connettore Mailup - Vtiger

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NB -  il Connettore VTiger - Mailup è realizzato per operare con un account Mailup ''pulito''. Per l'operatività con account contenenti liste e messaggi già inseriti in precedenza, va prevista un'attività di analisi ed avviamento del modulo, studiata sulla base dei dati esistenti.

ENTITA' LEGATE AL CONNETTORE.

Il connettore VTiger - MailUp comporta la presenza di nuove entità all'interno della struttura del CRM. Le più significative sono:

  • Liste MailUp - corrispondono alle diverse liste di contatti esistenti sull'account MailUp.
  • Iscritti Lista - corrispondono ai singoli indirizzi presenti all'interno delle liste MailUp, ognuno collegato ad un'entità CRM esistente (lead,contatto,azienda ..).
  • Messaggi - corrispondono ai messaggi abbinati a ciascuna lista in MailUp, ognuno riportante le statistiche su click ed aperture.
  • Invii - si tratta di un'entità che riporta le statistiche relative al singolo invio (per singolo invio si intende il messaggio inviato a un destinatario, indifferentemente dal numero di invii effettuati allo stesso).
  • Links - rappresentano i link contenuti all'interno di ciascun messaggio della lista MailUp. Per ognuno verranno tracciate le statistiche di apertura ed i relativi cliccatori.

COLLEGAMENTO DELL'ACCOUNT MAILUP A VTIGER CRM.

Per il collegamento dei due sistemi, è necessario recuperare le credenziali di accesso dell'account MailUp. Una volta ottenute, le stesse andranno inserite all'interno di Vtiger, in questo modo:

  1. Accedere al modulo Liste MailUp, tramite apposita voce sulla barra superiore nell'Home Page di VTiger CRM.
  2. Cliccare sul pulsante configurazione (simbolo della chiave inglese), quindi su [Impostazioni].
  3. Inserire nella maschera che si aprirà nome utente e password relative all'account di MailUp.

Sincro VTiger - MailUp

NB -  l'account MailUp utilizzato per il collegamento dovrà essere di tipo Amministratore. Questo per consentire alla procedura di avere accesso a tutti i dati necessai per la sincronizzazione, senza restrizioni che potrebbero comprometterne il corretto funzionamento.

SINCRONIZZAZIONE DELLE LISTE MAILUP IN VTIGER CRM.

La sincronizzazione tramite connettore VTiger - MailUp delle liste di destinatari avviene in modo automatico. Il sistema preleva i dati delle liste create in Mailup e li importa nel CRM. Nell'apposito modulo [Liste MailUp] potremo quindi vedere le liste importate dal nostro account.
N.B. - La creazione delle liste va effettuata ESCLUSIVAMENTE in MailUp. Da VTiger CRM sarà poi possibile importare nelle liste i contatti desiderati, prelevandoli direttamente dalle entità CRM esistenti, come spiegato più avanti nel manuale.
N.B. - L'eliminazione di una lista in MailUp, comporta l'eliminazione della relativa lista in VTiger CRM. Gli iscritti associati alla lista non verranno eliminati, ma il loro stato varierà in ''eliminato''. Rimarranno quindi a disposizione nel CRM come ''storico'' per eventuali future consultazioni.

Sincro VTiger - MailUp

Possiamo accedere alle liste cliccando sulla voce [Liste MailUp] sulla barra di Vtiger. Qui sarà possibile visualizzare l'elenco delle liste di destinatari attualmente sincronizzate con l'account MailUp. Tra i campi più importanti:

  • [stato] - indica se la lista è visibile in quanto "creata", quindi esistente in MailUp, oppure se è in stato eliminato ("deleted") in quanto rimossa dall'utente nel portale MailUp e riportata nel CRM solo ai fini di storico.
  • [sincro in corso] - indica se la sincronizzazione della lista è ancora in corso: in caso affermativo, potrebbero esistere dei contatti lista sul CRM non ancora visibili su MailUp (fino a quando la sincronizzazione non viene completata).

Cliccando sulla riga corrispondente a una delle liste, potremo visualizzare il dettaglio della lista, accedendo ad informazioni più dettagliate (descrizione, tipo di lista e quant'altro) prelevate direttamente dall'account MailUp . Grazie alle related list presenti all'interno della singola lista, potremo inoltre facilmente accedere alle informazioni relative ai [destinatari] e ai [messaggi] associati alla lista (parleremo di queste due entità più avanti nel manuale).

AGGIUNTA ISCRITTI AD UNA LISTA

Una volta definita una lista contatti in MailUp ed effettuata la sincronizzazione con VTiger CRM, è possibile utilizzare Vtiger per aggiungere contatti alla lista, partendo dalle entità esistenti del CRM. In particolare, per ciascuna lista potremo indicare una serie di filtri-report che determineranno le condizioni in base alle quali lead-aziende-contatti saranno inseriti all'interno delle liste.

CARICAMENTO DA FILTRO-REPORT: Una volta entrati nella maschera dettagli di una lista, fare click sul pulsante [Aggiungi Iscritti]. Si aprirà quindi una maschera in cui potremo indicare i diversi filtri per la lista:

  • [da Custom View] - potremo selezionare uno o più filtri esistenti relativi a lead-aziende-contatti. Tutte le mail relative alle entità estratte da questi filtri, saranno aggiunte alla lista.
  • [da Report] - potremo selezionare uno o più report esistenti, quindi indicare quali entità considerare per ciascun report (nel caso in cui il report lavori, per esempio, sia con aziende che con contatti). Tutte le mail relative alle entità estratte da questi report, saranno aggiunte alla lista.

aggiunta

Tramite il pulsante [salva] l'insieme di condizioni (date da elenco filtri + elenco report selezionati) viene legato alla lista MailUp. Ad ogni esecuzione (schedulata, quindi automatica) della procedura di "aggiornamento iscritti", il modulo effettuerà le seguenti operazioni:

  • RIPORTO DEI "DISISCRITTI MANUALI" - se la procedura rileverà in MailUp dei disiscritti (quindi dei destinatari che volontariamente hanno scelto di non ricevere più mail), contrassegnaerà anche sul CRM tali destinatari come "disiscritti", variandone lo stato. In questo modo, non sarà più possibile aggiungere quello specifico indirizzo alla lista.
    N.B - nelle impostazioni MailUp (vedi sopra) sarà possibile per ciascun modulo (lead,aziende,sedi-persone), tramite apposito flag "disiscrizione globale", scegliere se in caso di disiscrizione manuale del destinatario da una lista, il destinatario andrà settato a disiscritto solo per quella lista, oppure per tutte le liste nelle quali compare.
  • AGGIUNTA DEGLI INDIRIZZI RIENTRANTI NELLE CONDIZIONI - la procedura eseguirà tutti i filtri ed i report legati alla lista, estraendo lead-aziende-contatti sulla base degli stessi.
    Quindi aggiungerà le mail di tali lead-aziende-contatti alla lista (se non ancora presenti).
  • RIMOZIONE DEGLI INDIRIZZI NON PIU' RIENTRANTI NELLE CONDIZIONI - Dall'esecuzione di filtri-report di cui al punto precedente, potrebbero emergere degli indirizzi mail che risultano iscritti alla lista ma relativi a lead-aziende-contatti che non rientrano più nei report-filtri associati alla lista. In quest'ultimo caso, le mail verranno spostate all'interno del gruppo MailUp denominato"esclusi".
    Nelle esecuzioni successive della procedura, se tali mail rientreranno nuovamente nei filtri (per esempio perchè il relativo lead-azienda-contatto è stato modificato) verranno rimosse dagli "esclusi" e ricollocate nel gruppo dei destinatari "normali".

Il modulo quindi si occupa ad ogni esecuzione dell'attività di [aggiorna iscritti] di verificare i filtri associati alla lista, aggiungendo le mail di eventuali nuovi soggetti che rispondono ai criteri ed escludendo quelle dei soggetti che non rientrano più negli stessi, in modo da avere una lista MailUp sempre aggiornata.

NB - Nell'importazione verranno scartati gli elementi con indirizzo non corretto o non valorizzato.

L'aggiunta degli iscritti così come descritto nei due punti soprastanti, si concretizza nel CRM con la creazione di un'entità [destinatario] collegata all'entità lead, sede/persona, azienda e alla [lista] alla quale il lead, sede/persona, azienda viene iscritto.

L'eliminazione di un iscritto lista non è prevista. Per escludere un determinato indirizzo dalla lista si può agire in 2 modi:

  • Disiscrivere l'iscritto relativo all'indirizzo manualmente (lato MailUp): alla prima sincro iscritti, lo stato dell'iscritto verrà impostato su "disiscritto" anche sul CRM.
  • Variare uno dei filtri legati alla lista in modo che non includa più il destinatario da eliminare: in questo modo, il soggetto verrà posto nel gruppo "esclusi" durante la successiva sincronizzazione.

NB - La sincronizzazione dei destinatari relativi alle liste è monodirezionale, da CRM verso MailUp.
Ogni contatto aggiunto manualmente in MailUp è da intendersi quindi come ''privato'' ed i relativi dati non verranno riportati all'interno del CRM.

MAPPATURA CAMPI PERSONALIZZATI LISTE

In MailUp, è possibile definire dei campi aggiuntivi, validi per tutte le liste, in cui inserire alcune informazioni in merito ad ogni singolo contatto. Grazie al connettore Vtiger - MailUp, sarà possibile gestire e sincronizzare anche questi campi. Per farlo:una volta entrati all'interno del modulo [Liste MailUp] , cliccare sul pulsante [strumenti] (icona della chiave inglese), quindi su [Mappatura Campi].

Qui si potrà definire per ciascun campo personalizzato (in MailUp) il corrispondente campo per Lead, Sedi/Persone, Aziende. In questo modo, aggiungendo un nuovo Lead, sede/persona o azienda ad una lista in VTiger, sarà possibile in fase di sincronizzazione portare anche questi dati all'interno della relativa lista in MailUp. Obiettivo è quello di avere quante più informazioni possibili in MailUp, per una gestione ottimale di filtri, raggruppamenti e selezioni.

Sincro VTiger - MailUp

 

NB - Per il corretto funzionamento del connettore, raccomandiamo di collegare eventuali campi aggiuntivi MailUp di tipo obbligatorio SOLO ED ESCLUSIVAMENTE con campi CRM ugualmente di tipo OBBLIGATORIO.
In caso contrario, in fase di sincronizzazione, la procedura potrebbe non disporre di tutti i dati obbligatori necessari a creare il destinatario sul sistema MailUp.

NB - Nel processo di sincronizzazione, la priorità viene data ai dati inseriti a CRM. Nel caso in cui un campo mappato venga aggiornato sul CRM ed in MailUp, il processo di sincronizzazione farà prevalere il valore inserito in VTiger, che verrà riportato anche in MailUp.
ES: Mappo il campo [nazione] dei lead con il campo [nazione] in MailUp. Inserisco il Valore ''Italia'' in VTiger, correggo poi il valore in ''San Marino'' dal portale MailUp. Alla prima sincronizzazione, il campo nazione assumerà il valore ''Italia'' per entrambi i sistemi.

NB - Per permettere una mappatura diversa per ciascun tipo di entità CRM collegata a MailUp (azienda, sede o lead), vengono generati in automatico dalla procedura 3 gruppi in MailUp (gruppo Lead, Azienda, Sedi). Tali gruppi vengono ricreati automaticamente in caso di eliminazione accidendale da parte dell'utente, consigliamo in ogni caso di non eliminare-variare tali gruppi, per garantire il corretto funzionamento del Connettore.

MESSAGGI ED INVII

Definite e sincronizzate le liste ed i relativi contatti tra MailUp e VTiger CRM è possibile pianificare l'invio delle campagne di mailmarketing. La definizione dei messaggi e del relativo contenuto va effettuata tramite l'account MailUp, così come l'invio mail massivo ai destinatari. Obiettivo è quello di sfruttare i server messi a disposizione da MailUp, appositamente concepiti per l'invio massivo, anzichè collegare un server di posta ''tradizionale'' a VTiger CRM, operazione che potrebbe facilmente far incorrere l'utente in blocchi e regole antispam.

Il connettore VTiger - MailUp sincronizzerà in automatico i messaggi esistenti in MailUp per ciascuna Lista, rendendoli visibili all'interno del modulo [Messaggi], raggiungibile dalla barra superiore di Vtiger. Da questo modulo, l'utente potrà monitorare le statistiche relative ad ogni messaggio (aperture, click, desiscrizionie quant'altro), costantemente sincronizzate con l'account MailUp.

Sincro VTiger - MailUp

Potrà inoltre verificare i dati e le statistiche relative a ciascun singolo invio, raggiungibili:

  • dall'apposito modulo [Invii], raggiungibile cliccando sull'omonimo pulsante all'interno della barra superiore di Vtiger.
  • dal Messaggio stesso, una volta entrati nella visualizzazione dettagli, cliccando sulla voce [invii] all'interno del menu di destra.
  • dal singolo Lead, Sede/Persona, Azienda, una volta entrati nella visualizzazione dettagli, cliccando sulla voce [invii] all'interno del menu di destra.

Per invio, si intende ogni spedizione di un singolo messaggio effettuata dal sistema MailUp verso il singolo destinatario.
ES: Ho il messaggio A, che voglio inviare ai miei destinatari 1,2,3,4. Effettuato l'invio del messaggio, otterrò 4 invii (uno per ciascun destinatario, ciascuno relativo al messaggio A). Dal menu dettagli di ciascuno dei quattro contatti sul CRM (siano essi lead, sedi/persone o aziende), potrò accedere al relativo invio, visualizzandone tutte le statistiche.

NB - In MailUp è possibile inviare lo stesso messaggio, allo stesso destinatario, più volte. L'entità invio raccoglie le statistiche relative a TUTTI gli invii di quello specifico messaggio verso quello specifico destinatario.
ES: Due giorni dopo l'invio di cui all'esempio precedente, spedisco nuovamente il messaggio A ai destinatari 1 e 3. L'entità invio relativa a questi destinatari conterrà anche le statistiche relative a questa seconda spedizione.

L'utente quindi potrà visualizzare direttamente su Vtiger i dati relativi alle statistiche e all'esito delle campagne mail.

NB - i dati dei messaggi e dei relativi invii risultano dalle statistiche rilevate da MailUp e non sono pertando modificabili dall'utente.

LINKS E CLICCATORI

Per ognuno dei messaggi contenuti all'interno dell'omonimo modulo, sarà possibile visualizzare l'elenco dei link in esso contenuti e quindi accedere alle informazioni relative a click e cliccatori. Sarà inoltre possibile effettuare alcune azioni "massive" valide per tutti i soggetti che hanno cliccato su un determinato link.

Possiamo accedere al modulo cliccando sulla voce [MailUp Links] all'interno della barra dei moduli, oppure entrando nella related list [Link Tracker] che possiamo trovare all'interno di ogni singolo Messaggio.

Una volta entrati nel dettaglio di un link, potremo accedere alle statistiche relative al numero dei click. Come related list, visualizzeremo sulla destra i [cliccatori] che corrispondo alle persone che hanno cliccato su quello specifico link all'interno di quello specifico messaggio.

cliccatori

Dal menu dei cliccatori quindi, sarà possibile filtrare i soggetti per tipologia (lead,aziende,sedi-persone), quindi andare ad effettuare azioni massive su tutti o alcuni di essi:

  • Mass Edit: sarà possibile modificare in maniera massiva il valore di uno o più campi per i soggetti selezionati.
  • Creazione Evento: sarà possibile creare un evento di calendario associato ai soggetti selezionati.

L'obiettivo è quello di avere uno strumenti per "tipizzare" i soggetti che effettuano click "mirati", in modo da poter pianificare attività di re-call oppure contrassegnarli per poterli recuperare in un secondo momento tramite reports o filtri.

FLUSSI DI SINCRONIZZAZIONE - FLUSSO OPERATIVO

Per un corretto utilizzo del connettore CRM MailUp, si raccomanda di attenersi al seguente flusso operativo:

  1. Creazione di una nuova lista [esecuzione tramite account MailUp];
  2. Sincronizzazione dati lista da MailUp al CRM [eseguita in automatico dal sistema];
  3. Definizione per ciascuna lista dei filtri-report per la selezione degli indirizzi [esecuzione tramite CRM];
  4. Sincronizzazione degli iscritti lista da CRM a MailUp [eseguita in automatico dal sistema];
  5. Creazione ed invio della Campagna Mail ai destinatari (ad esclusione del gruppo esclusi)
    [eseguita tramite account MailUp];
  6. Sincronizzazione dati Messaggi, Invii e relative Statistiche, Links e Cliccatori
    [eseguita in automatico dal sistema];
  7. Monitoraggio statistiche relative alle Campagne [eseguito indifferentemente da CRM e/o Mailchimp];

Le sincronizzazioni di dati tra CRM e MailUp attualmente previste sono:

  • SINCRO TESTATE LISTE e MESSAGGI (In esecuzione automatica ogni ora).
  • SINCRO DESTINATARI LISTE (In esecuzione automatica una volta al giorno).
  • SINCRO INVII e STATISTICHE (In esecuzione automatica una volta al giorno).