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Gestire e automatizzare i flussi di lavoro nel CRM

Inviato da il in Vtiger
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Riuscire ad automatizzare i processi è un fattore di successo indiscutibile che può rendere molto più efficiente la nostra azienda. I benefici sono evidenti:

  • sapere sempre chi deve fare cosa e se è stato fatto
  • sapere sempre se è stata fatta un'azione e quale deve essere quella successiva
  • certezza del risultato
  • tempi ridotti per chiudere un processo

Per automatizzare i processi, che si tratti di marketing, di vendite o di supporto clienti, ci sono varie possibilità. Gestire l'automatizzazione all'interno del nostro software CRM (customer relationship management - gestione della relazione con il cliente) è sicuramente la soluzione migliore, per poter accentrare in uno strumento tutto il nostro lavoro.

I software CRM sono sempre dotati di un gestore di workflow più o meno potente.

Per quanto riguarda Vtiger è presente nativamente un gestore workflow, al quale però possiamo affiancare il Workflow designer, un modulo aggiuntivo disponibile in due versioni, di cui siamo rivenditori ufficiali per l'Italia. E' in particolare questo modulo che può rendere molto facile gestire in modo estremamente potente i nostri flussi di lavoro.

Per capire meglio facciamo alcuni esempi.

 

Mandare un'email di notifica quando un'opportunità di vendita è scaduta

Questo è forse l'esempio più semplice ma più significativo: quante volte ci dimentichiamo di portare a termine un processo? Grazie ai workflow non succederà più. Sarà semplicemente necessario impostare che allo scattare di un evento (nel nostro caso DATA CHIUSURA ATTESA = OGGI) ne consegua un'azione (nel nostro caso inviare email ad assegnatario opportunità con i dati dell'opportunità in scadenza).

 

workflow-vtiger-step1.png

 

Figura: esempio di impostazione workflow con modulo nativo di Vtiger

In questo caso abbiamo scelto che l'attivazione viene fatta verificando la condizione che sarà successivamente impostata al passo 2, ogni giorno alle 8:00 di mattina:

 

workflow-vtiger-step2.png

 

Nel passo successivo infine stabilire che l'azione da fare è l'invio di una mail all'utente assegnatario dell'opportunità dove ovviamente potremo compilare il testo della mail con i dati dell'opportunità e con tutto il testo che vogliamo:

 

workflow-vtiger-step3.png

Oltre ad inviare email potremo fare le seguenti azioni con i workflow standard:

  • Creazione evento
  • Creazione compito
  • Modifica valore di un campo
  • Invio SMS
  • Funzione Custom
  • Crea record relazionato

 

Per workflow così semplici ed anche leggermente più complessi lo strumento nativo di Vtiger è più che sufficiente.

Se invece dovessimo gestire processi più complessi ci viene in aiuto il workflow designer, che ha benefici aggiuntivi davvero notevoli:

  • editor grafico
  • molte più funzionalità

Facciamo allora un esempio di un workflow più complesso e vediamo come sia possibile crearlo grazie al workflow designer

 

Gestione flusso opportunità di vendita

Supponiamo di avere un'opportunità e un modello di business per cui una volta che c'è da preventivare l'opportunità debba essere assegnata ad un responsabile della preventivazione e fatto il preventivo ripassata all'agente. In questo flusso stabiliamo che il tempo entro cui il preventivo deve essere pronto sono 3 giorni. Se entro questi 3 giorni non è pronto allora ogni giorno invieremo una mail per ricordare al responsabile di fare il preventivo. Una volta fatto l'opportunità ripasserà all'agente:

 

workflow-vtiger-designer.png

 

 

Come si vede in immagine grazie al workflow designer è possibile proprio "disegnare il flusso di lavoro" in modo molto chiaro e gestire quindi flussi complessi e su più passaggi.

 

Quali flussi posso gestire?

Grazie  al workflow designer sarà possibile gestire una serie veramente notevole di flussi:

  • modifica campi, anche di moduli diversi da quello che fa scattare la condizione
  • invio mail
  • verifica se la mail è stata aperta
  • invio sms
  • salvare un documento in dropbox
  • richiedere autorizzazione
  • impostare un ritardo
  • mandare l'utente su un link impostato
  • eseguire workflow esterni
  • azioni con pdfmaker
  • esportare record
  • eseguire query mysql
  • aggiungere record relazionati
  • chiamare webservice
  • creare commenti
  • rimuovere record
  • creare record
  • duplicare record
  • mostrare notifiche
  • convertire record
  • creare record inventario (ordini di vendita e di acquisto, fatture, preventivi)

E tanto altro ancora.

 

Conclusioni

Ricapitolando possiamo dire:

  1. gestire flussi di lavoro nel CRM è una funzionalità molto importante che ci permette di essere estremamente efficienti
  2. Vtiger permette di farlo in modo nativo per i flussi più semplici
  3. Grazie al workflow designer saremo in grado di gestire flussi molto complessi in modo flessibile e potente.

 

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Simone Travaglini è esperto di webmarketing e CRM. Ha conseguito un master in business administration (MBA) presso l'Alma Graduate School di Bologna. E' membro professionista dell'AISM (associazione italiana marketing).

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